TALLER INTRODUCTORIO BLOG PERSONAL A BASES DE DATOS MS-ACCESS

Consulta:
1. ¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Access 2010 es una herramienta de implementación y diseño de aplicaciones de base de datos que puede usar para realizar un seguimiento de información importante. Puede conservar los datos en el equipo o publicar en la Web para que otros usuarios puedan usar la base de datos con un explorador web.
Muchas personas empiezan a usar Access cuando el programa que usan para realizar un seguimiento de algo gradualmente se vuelve menos apto para la tarea. Por ejemplo, supongamos que es un organizador de eventos y desea realizar un seguimiento de todos los detalles que necesita administrar para que los eventos se realicen correctamente. Si usa un procesador de textos o un programa de hoja de cálculo para ello, puede encontrar fácilmente problemas con datos duplicados e incoherentes. Puede usar software de calendario, pero el seguimiento de la información financiera de un calendario no es adecuado.
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como «La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes». Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.
4. ¿CUALES SON LOS ASPECTOS POSITIVOS CUANDO UNA EMPRESA GESTIONA Y ADMINISTRA BASES DE DATOS?
Las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero más si cabe, a nivel empresarial, y se consideran una de las mayores aportaciones que ha dado la informática a las empresas ( Saiz Martínez A.(14/octubre/2015). Data centric recuperado el dia 16/febrero/2017 http://datacentric.es/sin-categorizar/importancia-bases-de-datos-2/. En la actualidad, cualquier organización que se precie, por pequeña que sea, debe contar con una Base de Datos, pero para que sea todo lo efectiva que debe, no basta con tenerla: hay que saber cómo gestionarlas.
En el caso de que en nuestra compañía no contemos con una persona que se encargue de esta labor, existe la posibilidad de contratar a una empresa externa que se encargue.Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.Realizar una interlocución adecuada con los clientes.En cuanto al futuro de las Bases de Datos hay dos tendencias que suenan con mucha fuerza entre los expertos del sector.
Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las siguientes:
Si una Base de Datos se gestiona adecuadamente, la organización obtendrá diferentes ventajas. Aumentará su eficacia, habrá trabajos que se realicen con mayor rapidez y agilidad debido a la simplificación de los mismos, podremos mejorar la seguridad de los datos que almacenamos, y con todos estos factores, maximizaremos los tiempos y por tanto, se producirá una mejora en la productividad.
Estas funcionalidades aportarán un valor añadido a la empresa, ya que con una base de datos formulada correctamente, conseguiremos que la información y el conocimiento sean los mayores activos de la compañía, lograremos sacar el máximo rendimiento a las competencias de nuestros colaboradores, así como averiguar datos de nuestros clientes potenciales. Por último, puesto que la información es poder, cuantos más datos tengamos, mayor será la competitividad de la compañía.
Por supuesto, las Bases de Datos son fundamentales para establecer una estrategia CRM (Customer Relationship Manager) adecuada en la empresa. Una estrategia CRM consiste en recolectar toda la información posible sobre los clientes para gestionar estas relaciones en torno a los datos. De esta manera conseguiremos segmentar aquella información que sea más relevante para cada uno y optimizar algunos aspectos de la comunicación comercial, como ofrecer campañas publicitarias más personalizadas, ofrecer soporte específico, y llevar un registro minucioso de todos los documentos que enviamos y recibimos de esa empresa. También se automatizan las órdenes, cotizaciones y el proceso de ventas.
5. DIGA UN CONCEPTO CLARO SOBRE LA IMPORTANCIA DE ADMINISTRAR BASES DE DATOS
Permite el acceso y la modificación de forma transaccional, incluso con operaciones masivas. Ayuda a compartir la información de la empresa transversalmente. Evita que exista redundancia en la información, trabajando el concepto de dato único. Permite ser el soporte de todos los procesos de la empresa.
6. DEFINIR EN ACCESS:
A. TABLA :Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
C. FORMULARIO:Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.
Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.
Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.
D. INFORME:Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
E. MACRO:Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.
F. MODULO :Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.
G. PANEL DE CONTROL:El panel de navegación permite acceder a los diferentes objetos contenidos en la base de datos activa. De forma predeterminada, se muestra una versión expandida del panel de navegación a la izquierda de la ventana de la aplicación Access.
7. EXPLIQUE LOS TIPOS DE RELACIONES DE TABLAS
Tipos de relaciones entre tablasExisten tres tipos de relaciones entre tablas:
Uno a uno. Cuando cada elemento de cada tabla solo aparece una vez. Por ejemplo, cada empleado puede tener solo un coche de la empresa a su disposición. Para obtener más información, vea Crear relaciones uno a uno.
Uno a varios. Cuando un elemento en una tabla puede tener una relación con varios elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido de compra puede incluir varios productos.
Varios a varios. Cuando uno o más elementos en una tabla puede tener una relación con uno o más elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido puede tener varios productos, y cada producto puede aparecer en varios pedidos. Para más información, vea Crear relaciones de varios a varios.
Relaciones uno a varios
Una de las relaciones más comunes entre tablas en las bases de datos bien diseñadas es la relación de uno a varios.
Normalmente, las relaciones entre tablas dependen de la clave principal de una de las tablas. Recuerde que la clave principal es un identificador único (a menudo numérico) para cada registro. Para mostrar que la información de dos tablas diferentes está relacionada, suele crear una relación con la clave principal de una de ellas.
En la relación que se muestra aquí, por ejemplo, todas las personas de la tabla Contactos tienen un identificador, que es la clave principal (indicada por el símbolo junto a ella). Esa Id. también aparece en el campo Propietario de la tabla Activos. Para enviar un correo a la persona asociada a un activo, obtenga el valor del campo Dirección de correo electrónico. Para ello, busque el valor en el campo Propietario de la tabla Activos y busque esa Id. en la tabla Contactos. El número 1 en un extremo de la línea de conexión y el símbolo ∞ en el otro extremo, indican que se trata de una relación uno a varios, de modo que un contacto puede estar asociado con varios activos.

8. CONCLUSION FINAL
Es importante aprender a manejar las aplicaciones que se nos dan en clase, ya que gracias a ellas podemos tener mayor accesibilidad y conocimiento respecto a los datos que nos ofrecen; como estudiantes esta aplicacion access nos regala el mejor funcionamiento de bases de datos ,logrando asi poder darle manejo en el futuro.
9. WEBGRAFIA
https://support.microsoft.com/es-es/office/conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-bases-de-datos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204
https://support.microsoft.com/es-es/office/tareas-b%C3%A1sicas-en-access-2010-268acfed-2484-4822-acb3-c30e58045588
https://empiezoinformatica.wordpress.com/tag/finalidad-de-la-base-de-datos/
https://www.gestiopolis.com/importancia-las-bases-datos-nivel-empresarial/
https://support.microsoft.com/es-es/office/v%C3%ADdeo-introducci%C3%B3n-a-las-relaciones-de-tabla-728d53ff-f332-4ac6-9382-574ee271500a#:~:text=Existen%20tres%20tipos%20de%20relaciones,Uno%20a%20uno.
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